Кейс: Автоматизация договорной работы в Whoosh на базе Low-code платформы ELMA365

Описание заказчика

ПАО «ВУШ Холдинг» (Whoosh) – ведущий игрок на рынке кикшеринга, работающий в России, Республике Беларусь, Казахстане и странах Южной Америки. В компанию "КИТ Консалтинг" клиент обратился с задачей повышения эффективности управления и выполнения процессов, связанных с обработкой документов. Особенностью проекта стала необходимость автоматизации процессов для компании с географически разветвленной инфраструктурой в сжатые сроки. Кроме того, нам необходимо было провести интеграцию платформы со сторонними сервисами - Контур.Фокус, Контур.Диадок, DaData, Jira.

Цели и задачи проекта

В ходе предпроектного обследования выбор был сделан в пользу Low-code платформы ELMA365. Она соответствовала основным требованиям проекта:

Создание единого электронного документооборота во всех структурных подразделениях компании;
Обеспечение информационно-коммуникационного пространства для сотрудников организации и внешних пользователей системы;
Исключение возможности утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;
Создание единого долговременного электронного архива документов;
Сокращение времени поиска и прохождения документов по структурным подразделениям;
Обеспечение целостности, доступности и конфиденциальности внутриорганизационной информации путем разграничения прав доступа;
Интеграция со смежными информационными системами и сервисами;
Перенос процессов по электронному документообороту из Jira в «Электронный документооборот» на базе программного продукта ELMA365;
Усиление контроля исполнительской дисциплины за счет получения информации об активностях и результатах работы сотрудников в рамках процессов документооборота;

Внедрение ELMA365

Подход к решению задачи

Специалисты «КИТ Консалтинг» успешно решили задачу по автоматизации документооборота для компании Whoosh. Мы детально изучили внутренние процессы клиента и вместо стандартного функционала, который представляет Low-code платформа ELMA365, разработали индивидуальное кастомизированное решение. В ходе проекта была внедрена целая серия доработок под конкретную бизнес-модель организации.

Особенности решения для Whoosh

Адаптация стандартных для ELMA365 приложений под процессы клиента для работы с договорами

Раздел "Управления догорами", приложение "Физические лица" и приложение "Контрагенты" хранят все входящие и исходящие договоры Whoosh, а также данные по контарагентам, в том числе данные проверки о благонадежности в Контур.Фокус.

Разработка дополнительных приложений: "Матрицы лимитов" и "Типов документов"

В компании Whoosh настроен сложный бизнес-процесс определения подписанта договора, что связано с разветвленной структурой организации. Марица лимитов стала находкой для клиента. В своем решении она учла все нюансы процесса и позволила автоматически определять подписанта по множеству параметров: юридическое лицо, подразделение, наличие или отсутствие электронной подписи (ЭЦП) у подписанта, тип документа и лимит подписанта на данный тип документа.

Интеграция с сервисами - Контур.Фокус, Конутр.Диадок, DaData.ru, Jira

Интеграция с раличными сервисами позволила автоматизировать многие процессы, которые обычно выполняются вне BPM-системы.
Интеграция с Dadata.ru - это возможность получать "здесь и сейчас" реквизиты юридических лиц и паспортные данные физических лиц.
Интеграция с Контур.Фокус - это автоматическая проверка в один клик всех контрагентов, а также возможность хранить все данные по контрагентам в одном месте (карточка "Контрагента"). Кроме того, мы доработали наше решение, чтобы клиент мог посмотреть причину, по которой Контур.Фокус отнес контрагента к той или иной категории благонадежности.
Интеграция с Контур.Диадок - это возможность подписывать документ в 1 клик, не выходя из системы.
Также одна из реализованных "КИТ Консалтинг" задач состояла в бесшовной интеграции с Jira и передачи из нее данных на платформу ELMA365, так как до начала проекта Whoosh использовал возможности Jira для ведения всей договорной работы в организации.

Внешний портал для работы с контрагентом
Внешние портал - это решение, позволяющее вести переписку с контрагентом, не выходя из системы и "не отдавая" непредназначенную для него внутреннюю информацию. Портал используется для согласования всех деталей и разногласий по договору.

Единый лист согласования
Когда в организации множество согласующих, вести единую линию согласования очень сложно. Процесс постоянно прерывается и возвращается на предыдущий этап, что мешает созданию единого листа согласования. Чтобы устранить данную проблему, нами было разработано решение в виде листа согласования в печатной форме. Форма в автоматическом режиме собирает резолюции всех согласующих, которые они оставляли на этапах согласования документа.

Непрерывный контроль контрагентов в системе документооборота ELMA365

Whoosh работает с огромным количеством подрядчиков. В таких условиях контроль благонадежности контрагентов становится трудозатратным процессом, в котором легко допустить ошибку, связанную с человеческим фактором.
Интеграция с Контур.Фокус позволила автоматизировать процесс проверки каждого контрагента. Кроме того, мы существенно доработали решение, согласно которому автоматическая проверка запускается при создании контрагента и при генерации нового договора. Также нами настроена регулярная проверка всех контрагентов 1 раз в год. Информация о результатах проверки хранится в карточках контрагента и договора.

Удобный интерфейс позволяет минимизировать ошибки, связанные с невнимательностью и неправильным определением категории благонадежности контрагента. Система подсветит карточку контрагента зеленым, если по результатам проверки ему присвоена категория "благонадежный", желтым - если контрагент "благонадежный, но есть замечания", и красным - если контрагент "неблагонадежный".
Для надежности система также подсвечивает статус проверки руководителю подразделения.

Результаты

Главными результатами проекта для Whoosh стали:

Получение единого пространства для ведения электронного документооборота в структурных подразделениях компании за 1,5 месяца (срок обозначен без учета времени на согласование ТЗ);
Создание электронного архива для хранения всех документов и снижения вероятности их потери;
Минимизация числа ошибок при обработке большого количества документов;
Создание отдельного портала для работы с подрядчиками по согласованию договоров;
Усиление контроля за работой специалистов, задействованных в процессах документооборота;
Правильное определение приоритетов при подготовке и согласовании договоров.

В перспективе ближайших месяцев компания Whoosh планирует получить измеримые показатели, чтобы оценить, во сколько раз сократились сроки и трудозатраты на задачи по документообороту.