Описание заказчика
IT консалтинговая компания, специализируется на внедрении ERP, BI систем, а также систем для управления проектной деятельности.
В компанию из разных источников поступает большое количество заявокнаавтоматизацию и оказание индивидуальных консалтинговых услуги, в том числе:
- интеграция систем с помощью API;
- внедрение информационных систем и виртуальной ИТ инфраструктуры на различных предприятиях;
- индивидуальная настройка и разработка облачных приложений;
- аудит бизнес-процессов предприятия;
- обучение персоналапо работе в системах.
До начала реализации проекта все процессы отдела продаж по обработке заявок и работе с клиентами осуществлялись в системе amoCRM. AmoCRM — простая и удобная CRM-система, которая не требует обучения персонала или сложных настроек. Модули системы в большей степени заточены под работу отдела продаж и не предполагают автоматизацию бизнес-процессов, не связанных со сделками компании.
Цели и задачи проекта
За последние несколько лет бизнес компании расширился, штат сотрудников увеличился, а количество получаемых заявок и сделок возросло.В связи с текущим увеличением объема работы отдела продаж, а также с учетом дальнейшего роста компании появилась необходимость в решении ряда задач:
- Создать единый рабочий портал для организации работы сотрудников и решения рабочих задач
- Усилить контроль исполнения задач, не затрачивая при этом больше времени
- Оптимизировать процесс обработки новой заявки на всех этапах воронки продаж
- Сократить время обработки заявки путем автоматизации части действий менеджеров
- Сократить времяформирования и отправки документов
- Повысить информативность и качество аналитической отчетности
- Автоматизировать процесс согласования документов и рабочих вопросов
Для решения всех поставленных задач хорошо подходит система Битрикс24. Это полноценный корпоративный портал, с помощью которого оптимизируется работа всего предприятия. Этот универсальный инструмент, который подойдет и стартапу, где желательно минимизировать затраты на оптимизацию работы с клиентами, и крупному бизнесу, когда нужна автоматизация не только продающего отдела, но и других бизнес-процессов внутри компании.
Описание проекта
В ходе данного проекта был осуществлен полный переход из системы amoCRMвБитрикс24.
Переход из одной CRM-системы на другую подразумевает миграцию накопленной базы контактов, компаний и сделок за все время работы организации. Также заказчику требовался перенос информации по прикрепленным документам, имеющимся телефонным звонкам, записей разговоров и вся история взаимоотношения с клиентами.
С нашей стороны была проведена миграция данных. При переносе базы были учтены новые поля карточек, созданные в Битрикс24, и сохранены взаимосвязи сущностей, а также все прикрепленные события.
Для настройки воронки продаж вместе с сотрудниками заказчика был проработан бизнес-процесс обработки заявок. По результатам анализа было создано две воронки для работы с теплыми и холодными лидами. На определенных этапах воронок созданы автоматические задачи, которые упрощают работу менеджеров и позволяют достичь высокой эффективности.
Таким образом,теперь при оформлении клиентом заявки через один из подключенных каналов коммуникации в Битрикс24 в Первичной воронке формируется лид. Заявки, за счет настройки системы, равномерно распределяются на менеджеров. В ходе квалификации заявки менеджерможет связаться с клиентом через подключенную телефонию, e-mail, мессенджеры или социальные сети. Вся история коммуникаций сохраняется как в карточке клиента, так и в карточке сделки.
На следующем этапе менеджеру требуется запросить оценку потенциального проекта у аналитиков. Постановка задачи на оценку осуществляется в Jira. Чтобы менеджеры по продажам могли вести свою работу в одной системе, не переключаясь между окнами, а руководитель мог видеть и контролировать в карточке сделки все события и историю операций, было решено сделать интеграцию Jira и Битрикс24. В Битрикс24 в карточку задачи было добавлено пользовательское поле типа флаг. Если менеджеру необходимо поставить в Jiraзадачу на оценку, то он формирует задачу в Битрикс24, проставляет галочку в указанном поле и назначает ответственного исполнителя.
После сохранения карточки в корпоративной системе Jiraв общей доске ставится задача на оценку на ранее указанного исполнителя. Все детали задачи, комментарии и изменения аналогично передаются из Битрикс24 в Jira.
Также подробнее рассмотрим этапы формирования и согласования документов. Для автоматизации процесса и сокращения времени работы менеджеров в Битрикс24 были созданы шаблоны всех необходимых документов, в том числе: коммерческое предложение, договор, счет, акт выполненных работ. Готовые шаблоны помогают быстро и просто создавать однотипные документы. Все необходимые данные для них берутся из карточки сделки. Менеджер без дополнительных усилий с помощью пары нажатий кнопок формирует нужный документ. Прежде чем отправить его клиенту, в соответствии с бизнес-процессом заказчика, его необходимо согласовать с руководителем отдела продаж. Благодаря возможностямБитрикс24 теперь внутреннее согласование любых документов и прочих рабочих вопросов осуществляется через настроенный бизнес-процесс. Руководитель получает уведомление о необходимости утвердить или отклонить текущий документ по сделке. После утверждения документ отправляется на согласование с клиентом. На этих этапах воронки для упрощения работы менеджера создаются автоматические задачи на контроль ответа от клиента.
В приоритете заказчика также стояла задача по повышению качества и информативности отчетов отдела продаж. Руководство всегда должно иметь возможность контролировать продажи, эффективность своих менеджеров, прогнозировать свои доходы и отслеживать проблемные места в воронке. В Битрикс24 есть отдельный инструмент, который позволяет решить все эти задачи. Вразделе «CRM аналитика» в видекликабельных отчетов с графиками и диаграммами представлена всевозможная информация по всем имеющимся в компании сделкам, лидам, контактам и компаниям.
Также стоит отметить, что в результате перехода из amoCRM в Битрикс24 в систему были добавлены все сотрудники организации. Битрикс24 стал не только CRM-системой для отдела продаж, но и полноценным корпоративным порталом. С помощью Живой ленты, Чата, Календаря и других разделов системы сотрудники могут общаться, узнавать актуальные новости из жизни организации, создавать опросы, передавать файлы, согласовывать рабочие вопросы, планировать события и встречи. Со временем возможности корпоративного портала станут еще больше, это дает больше возможностей для дальнейшего развития компании.
Результаты
Таким образом, в результате проекта для заказчика был реализован полноценный переход из системы amoCRM в Битрикс24. Это позволило компании оптимизировать работу отдела продаж, пересмотреть и улучшить некоторые его процессы, автоматизировать работу менеджеров для сокращения временных и трудовых затрат на определенные операции. Также обширный программный интерфейс системы Битрикс24 позволил организации создать единый информационный портал для внутренней работы сотрудников, корпоративного общения и решения рабочих вопросов.
Подводя итоги, можно сделать вывод, что на сегодняшний день на рынке CRM-систем существует множество различных предложений, каждое из которых уникально и имеет свои преимущества и недостатки. Заказчик должен понимать, что любая автоматизация требует комплексного подхода, в подобных проектах от организации необходимы не только денежные вложения, но также временные и трудовые затраты.Поэтому очень важно сделать правильный выбор системы, которая будет соответствовать всем заявленным требованиям. Наша компания поможет Вам произвести полноценный анализ бизнес-процессов, определить возможности и риски проекта и подобрать систему, которая подойдет именно Вашему бизнесу.
