Система автоматизации документооборота: главные критерии выбора

Практически каждый руководитель в крупных компаниях рано или поздно сталкивается с тем, что бумажная рутина начинает тормозить процессы: документы теряются, согласования затягиваются, контроль уходит из-под рук. Особенно остро это ощущается, когда бизнес растет, и объем информации стремительно увеличивается. Логичным на этом этапе будет внедрение системы автоматизации документооборота. Но как выбрать ту, которая действительно облегчит работу, а не создаст новые проблемы?

Разберемся, на что стоит обратить внимание при выборе такой системы, и какие критерии действительно важны для современного бизнеса.

Переход на электронный документооборот (ЭДО) — это не просто шаг в сторону цифровизации, а стратегическое решение, которое напрямую повлияет на эффективность бизнеса. ЭДО позволяет:

В условиях высокой конкуренции и необходимости быстро принимать управленческие решения, наличие современной системы электронного документооборота (СЭД) — это уже не просто удобно, а практическая необходимо, чтобы не отставать от конкурентов.

При выборе системы электронного документооборота (СЭД) важно обращать внимание на несколько ключевых параметров:

Во-первых, выбранная система должна быть понятной и удобной в использовании — чтобы сотрудники быстро освоили её без долгого обучения. Во-вторых, важна надёжность: всё должно работать стабильно, без риска сбоев и потери данных. Также важно, чтобы СЭД легко «подружилась» с другими программами, которыми уже пользуется компания (например, с CRM, 1С:Документооборот, 1С:Бухгалтерия или системами проверки контрагентов, вроде СБИС, СПАРК или Контур.Фокус). Особую роль играет безопасность — документы должны быть защищены от постороннего доступа, при этом важно разграничивать права доступа для разных отделов или пользователей. Возможность доработок СЭД под конкретные задачи бизнеса тоже играет роль при выборе.

Важный момент: не стоит выбирать СЭД в моменте или пытаться совместить несколько мелких систем — это лишь создает хаос и откладывает момент качественной автоматизации. Если компания является крупной или активно растет, нужно еще на этапе выбора системы сразу смотреть в сторону экосистемных решений с заделом на будущее. Это позволит покрыть практически все внутренние процессы компании в рамках единой системы.

Для наглядности далее сравним три самые востребованные системы электронного документооборота: ELMA365, Directum и 1С:Документооборот.

Сперва рассмотрим экосистему Low-code продуктов ELMA365. Её главное преимущество — именно экосистемность. ELMA365 позволяет легко управлять взаимоотношениями с клиентами, документооборотом и внутренними сервисами в рамках одной программы.

ELMA365 отличается простым, интуитивно понятным интерфейсом, который адаптирован под мобильные устройства. Для начала работы достаточно провести пользователям минимальное обучение: для этого в открытом доступе имеется подробная справка. Настройка прав доступа и ролей — гибкая, можно настраивать даже доступ к отдельным папкам, документам и действиям. ELMA365 легко интегрируется с электронной подписью: она поддерживает КЭП, НЭП, возможна интеграция с Контур.Крипто, СБИС и КриптоПро. Не менее хорошо производится и интеграция с системами проверки контрагентов: Контур.Фокус, СБИС, СПАРК через API.

Для пользователей СЭД также очень важны гибкие настройки маршрутов согласования. В ELMA365 для этого разработан визуальный конструктор бизнес-процессов, который позволяет настраивать маршруты последовательного и параллельного согласования, есть возможность ветвления процесса с помощью настройки условий выполнения. В целом, у экосистемы можно отметить очень высокую гибкость и масштабируемость бизнес-процессов. ELMA365 можно с легкостью адаптировать под любые процессы без программирования благодаря Low-code.

Итак, данная система позволяет эффективно автоматизировать все бизнес-процессы компании, за исключением бухгалтерского учета. ELMA365 подходит крупным компаниям, поскольку является экосистемным решением, а также стартапам и компаниям с гибкими процессами, в которых часто меняются внутренние регламенты, т.к. легко настраивается и дорабатывается без глубокого программирования.

Система Directum обладает функциональным интерфейсом с множеством сложных элементов, в связи с чем пользователям понадобится время на его первичное освоение. Данная система доступна в веб- и десктоп-версиях. При настройке прав доступа здесь возможно создавать сложные сценарии, но разграничение прав идет только на уровне папок, документов и процессов. Возможна интеграция с электронной подписью КЭП, НЭП, Контур.Крипто, КриптоПро и Directum eSign.

В плане интеграции с системами проверки контрагентов Directum поддерживает Контур.Фокус и СПАРК, но возможны также кастомные решения, т.к. маркетплейс ограничен по сравнению с ELMA365 или 1С. В плане настройки маршрутов согласования здесь предусмотрены гибкие маршруты с условиями, возможны сложные сценарии, но зачастую они требуют длительной настройки.

Система хорошо масштабируется, но сложные сквозные процессы могут потребовать доработок системы. В Directum также возможно настроить лимит по подписанию и согласованию, но данную доработку выполнить будет намного трудозатратнее и дольше, чем в ELMA365.

Итак, Directum подходит для средних и крупных предприятий с потребностью в сложных маршрутах согласования, но за счет постоянной необходимости доработок требует больше времени на внедрение. В целом, Directum будет оптимальным выбором для компаний, в которых строго регламентирован документообором. Если же предприятие планирует масштабировать систему под прочие процессы (закупки, продажи, производство и др.), это может повлечь за собой существенное количество доработок, требующих программирования.

1С:Документооборот — система, созданная для автоматизации работы с документами. Благодаря распространенности других продуктов 1С интерфейс будет знаком практически каждому пользователю, но вот новичкам может показаться перегруженным и потребует пошагового обучения. При этом у 1С есть официальная документация по продукту, а обучение и поддержку оказывают партнёры. У системы довольно гибкая настройка прав доступа, однако, если необходимо реализовать сложные условия доступа, например, на основе нескольких критериев (должность, подразделение, статус документа), может потребоваться доработка механизмов проверки прав. В плане интеграции с электронной подписью система поддерживает КЭП, НЭП, также возможна интеграция с КриптоПро, Контур.Крипто, либо настройка через API.

В 1С:Документооборот присутствует готовая интеграция с системой проверки контрагентов СПАРК. Маршруты согласования настраиваются через конфигуратор, возможны сложные условия, но менее гибко, чем, к примеру, в ELMA365. В 1С также есть возможность настройки лимитов согласования/подписания, но она часто требует доработок в конфигурации.

Данная СЭД хорошо масштабируется в экосистеме 1С, однако при интеграции между различными версиями могут возникнуть сложности, особенно, если были выполнены доработки конфигурации. Можно сказать, что в целом 1С:Документооборот оптимален для компаний, уже использующих продукты 1С, но менее гибок в настройке без доработок.

1С:Документооборот — система, созданная для автоматизации работы с документами. Благодаря распространенности других продуктов 1С интерфейс будет знаком практически каждому пользователю, но вот новичкам может показаться перегруженным и потребует пошагового обучения. При этом у 1С есть официальная документация по продукту, а обучение и поддержку оказывают партнёры. У системы довольно гибкая настройка прав доступа, однако, если необходимо реализовать сложные условия доступа, например, на основе нескольких критериев (должность, подразделение, статус документа), может потребоваться доработка механизмов проверки прав. В плане интеграции с электронной подписью система поддерживает КЭП, НЭП, также возможна интеграция с КриптоПро, Контур.Крипто, либо настройка через API.

В 1С:Документооборот присутствует готовая интеграция с системой проверки контрагентов СПАРК. Маршруты согласования настраиваются через конфигуратор, возможны сложные условия, но менее гибко, чем, к примеру, в ELMA365. В 1С также есть возможность настройки лимитов согласования/подписания, но она часто требует доработок в конфигурации.

Данная СЭД хорошо масштабируется в экосистеме 1С, однако при интеграции между различными версиями могут возникнуть сложности, особенно, если были выполнены доработки конфигурации. Можно сказать, что в целом 1С:Документооборот оптимален для компаний, уже использующих продукты 1С, но менее гибок в настройке без доработок.

Итак, выбор системы электронного документооборота (СЭД) зависит от специфики бизнеса, масштабов компании, требований к интеграциям и бюджета. Компании необходимо выбирать систему, не только подходящую в настоящий момент, но и учитывать перспективы развития и роста бизнеса наперед. Если предприятие активно растет или уже является крупным, нужно смотреть в сторону экосистемных решений и полагаться на данный критерий, чтобы в будущем не столкнуться с «ИТ-зоопарком»: множеством программ, частично дублирующих друг друга по функционалу и плохо интегрируемых между собой.

- ELMA365 — лучший выбор для крупных компаний с гибкими процессами и предприятий, которым важны удобство и скорость настройки без глубокого программирования. ЭЛМА является экосистемным решением, способным покрыть все бизнес-процессы компании, кроме бухгалтерского учета.

- Directum — подходит для госструктур и предприятий с жестким регламентом, а также для средних и крупных предприятий с потребностью в сложных маршрутах согласования, но требует больше времени на внедрение. В Директум возможно настроить сложные маршруты согласования, однако, если стандартных инструментов недостаточно, доработки могут потребовать крупных временных и финансовых затрат. Также Директум — это изначально СЭД, и она сложнее настраивается, если компания планирует использовать единую систему для большинства своих процессов.

- 1С:Документооборот — оптимальный вариант для малого и среднего бизнеса с акцентом на бухгалтерию, а также компаний, уже использующих продукты 1С, но менее гибкий в настройке без доработок. 1С также является экосистемным продуктом, т.к. существует множество конфигураций под разные задачи. Однако компании важно обратить внимание на интегрируемость различных продуктов 1С между собой, поскольку при доработках конфигурации 1С могут возникнуть трудности в последующей интеграции.