Топ-3 решений по управлению проектами: от базовых программ

до готовых решений и

самописных систем

Современный бизнес сложно представить без четкого контроля и планирования проектов. Каждая компания подбирает свой идеальный инструмент, при помощи которого организует рабочие процессы. Одни предпочитают простые решения с базовым функционалом, другим требуются мощные инструменты с уникальными возможностями.

Сегодня мы расскажем о трех наиболее популярных решениях по управлению проектами: Excel, готовые решения low-code и no-code, а также самописные системы. Разберем все достоинства и недостатки каждого из вариантов, чтобы вы смогли подобрать оптимальное решение для предприятия.

Одним из базовых вариантов является Microsoft Excel. Плюсы его использования для управления проектами очевидны. Программа не требует дополнительных финансовых вложений — Excel есть даже у микропредприятий, поэтому не придется дополнительно инвестировать в специализированное ПО. При этом базовые навыки пользования программой будут даже у рядовых сотрудников, а в случае необходимости, можно просто обучиться более глубокому функционалу Excel, не отходя от рабочего места.

Программа также предоставляет широкие возможности для визуализации данных через диаграммы и графики, что значительно упрощает процесс подготовки отчетности. Кроме того, Excel поддерживает совместную работу над документами, позволяет устанавливать права доступа и сохранять историю изменений, что особенно важно при управлении проектами в команде.

Используя условия или формулы, в рамках компании можно легко отслеживать закономерности в статусах лидов и проектов, считать маржинальность, прогнозировать бюджет и распределять ресурсы.

Но не стоит рассматривать Excel как универсальный вариант. Минусы у программы тоже имеются. Главным недостатком можно назвать масштабируемость. При работе с большими объемами данных (буквально от 5000 строк) Excel начинает значительно замедляться, что приводит к потере производительности, увеличивается время на обработку информации. В крупных проектах, где требуется одновременная работа десятков пользователей, эти проблемы будут критическими.

Есть и еще один минус: Excel не получится интегрировать с маркетинговыми решениями (например, для захвата и обработки проектов). В перспективе это будет ощутимо тормозить развитие бизнеса: придется подключать отдельные программы, продумать, как данные оттуда будут попадать в Excel — а переносить их придется только вручную.

Подытожим: Excel — доступный вариант для управления проектами, но он подойдет только на начальном этапе развития компании (коммерческие стартапы, предприниматели с небольшой клиентской базой, компании с простыми воронками продаж и т.п.). Использовать Excel разумно на начальных этапах развития бизнеса, когда одновременно компания будет вести не более 10 проектов.

Зачастую предприятия, планируя переход с Excel, собираются написать свою индивидуальную систему. При первом приближении кажется, что написать собственный инструмент для управления проектами, имея в штате разработчиков, будет просто, быстро и недорого. И главное — ПО будет создано четко под запросы бизнеса.

Плюсы в этом случае очевидны: система будет адаптирована конкретно под те вопросы, с которыми работает компания, без лишнего функционала. А значит, это максимально удобный интерфейс для пользователей. Платить ежемесячно или ежегодно за самописную систему тоже не нужно, как при подписке за готовые решения.

Недостатки у самописных систем тоже имеются. Прежде всего, настройка подобной системы отнимет массу времени, средств и сил. На разработку необходимого функционала может уйти несколько лет, при этом потребности компании будут постоянно меняться — а значит, постоянно придется дорабатывать и видоизменять систему. Кроме того, поскольку самописная система является уникальным решением, для ее обслуживания и поддержания компании нужен будет постоянный разработчик (или отдел разработчиков). А в случае его ухода возникает большой риск того, что новый специалист просто не сможет погрузиться во все нюансы системы и разобраться в них.

Также самописные системы далеко не всегда отличаются достаточным уровнем безопасности в плане обработки данных. Сложно найти сотрудника, который одновременно будет и отличным разработчиком, и специалистом по безопасности.

Еще один ощутимый недостаток — самописные системы не подойдут тем компаниям, которые обязаны пользоваться ПО из отечественного реестра. Из других заметных, но не таких весомых минусов — отсутствие инструкции для пользователей (разработчику придется объяснять всё самостоятельно) и службы техподдержки (для больших компаний одного разработчика будет недостаточно для консультирования огромного количества пользователей).

Итак: еще на стартовом этапе многие компании обнаруживают, что самописные системы — дорогое решение, требующее больших временных затрат. При этом будут отвлекаться ресурсы от их коммерческого продукта, а вопрос с техподдержкой самописной системы остается открытым. В этих условиях многие компании начинают рассматривать готовые решения по автоматизации.

Итак, компания перешла на тот уровень, когда вести управление проектами в Excel становится неудобно и нерентабельно, а самописные системы влекут множество рисков. В этом случае оптимальным решением становятся системы low-code или no-code: готовые платформы, позволяющие создавать приложения с минимальным участием программистов. Наиболее популярными платформами типа low-code являются ELMA365, BPMsoft, Directum. Из вариантов no-code — Jira, Trello, Первая Форма.

Что касается платформ no-code, здесь программирование полностью исключено, использовать можно только готовые шаблоны. Многие из таких платформ создаются целенаправленно для организации взаимодействия с пользователями (лидами, клиентами, проектами) — например, Jira. Они позволяют фиксировать все изменения по задачам, приспособить программу для решения непрофильных задач компании (например, управление рисками) и встраивать программу в интегрированные среды разработки. Но и минусы у no-code присутствуют. К примеру, из недостатков программы Jira — нет режима работы «из одного окна», а для хранения документов необходимо искать дополнительное хранилище.

А вот Low-code платформы допускают возможность дописывать в коде дополнительные функции, поэтому их считают более гибкими и функциональными. Пользуясь библиотекой готовых блоков, можно в разы ускорить процесс разработки функциональности. Также платформы low-code часто содержат все инструменты для создания прототипов, отладки, обновления — а значит, все этапы в компании будут контролироваться. Кроме того, low-code платформы действуют по принципу конструктора, благодаря чему управление проектами будет более гибким и кастомизированным: все внутренние процессы предприятия можно будет собрать воедино. Так, например, при помощи ELMA365 пользователи могут:

• осуществлять управление портфелем проектов;
• отслеживать здоровье портфеля;
• мониторить отклонения в исполнении проектов;
• осуществлять календарно-ресурсное планирование;
• отслеживать загруженность персонала.

Если же выделить ключевой недостаток — разработка приложений на low-code обычно производится на уникальной архитектуре и инструментах, поэтому перенос приложений на другие платформы может оказаться затратным процессом.

При помощи таблицы можно наглядно сравнить, чем отличаются готовые решения low-code и no-code.