КИТ: ESHM — комплексная автоматизация охраны труда для крупных предприятий

Охрана труда на предприятии — это не просто формальное требование законодательства. Она включает в себя массу задач: от проведения регулярных оценок условий труда до организации медицинских осмотров работников. Это сложная система, требующая постоянного внимания и ресурсов, но именно она позволяет минимизировать риски производственного травматизма и профессиональных заболеваний. Чтобы облегчить задачу и оперативно обрабатывать информацию по ОТ, всё больше предприятий сегодня задумываются об автоматизации. Она позволяет сократить время на ручную обработку данных, ускорить работу специалиста по ОТ и держать под контролем сроки выполнения мероприятий, а также в автоматизированном режиме контролировать все кадровые изменения по каждому сотруднику.

Сегодня на рынке представлены разные программные продукты по автоматизации процессов охраны труда. Все они выполнены как готовые продукты с определенным функционалом, и не способны подстраиваться под внутренние процессы заказчика. А это значит, что организации придется перестраивать устоявшиеся процессы под новую систему. Если же организованный процесс по ОТ в организации критичен для ее текущей деятельности, придется дорабатывать продукт: самостоятельно с помощью профессиональных разработчиков или силами производителя, например, в рамках премиальной кастомизации. Оба варианта — долгая, а главное дорогостоящая история разработки индивидуального решения.

Наш опыт показывает, что практически в каждой компании бизнес-процессы организованы индивидуально, в том числе, и в сфере охраны труда. Одним клиентам нужен только комплаенс, другим — специализированная настройка уведомлений по проведению очередной спецоценки, третьим — учет остатков СИЗ на складе и автоматизированные уведомления о необходимости новой закупки. Мы учли полученный опыт взаимодействия с клиентами и разработали решение по автоматизации процессов охраны труда на Low-code платформе ELMA365.

С помощью КИТ: EHSM можно автоматизировать до 80% всех рутинных задач специалистов по ОТ, от обучения сотрудников и учета выдачи СИЗ до контроля сроков СОУТ. Кроме того, систему  можно гибко настраивать под индивидуальные особенности организации.

Работать с КИТ: ESHM можно даже без специальной подготовки, поскольку все разделы интуитивно понятны и настраиваются с учетом особенностей предприятия. Платформа содержит все основные разделы, связанные с вопросами ОТ:

С каждым новым работником взаимодействие начинается с раздела «сотрудники» — все карточки сотрудников с основной информацией (ФИО, табельный номер, должность, прохождение психиатра/нарколога и др.) автоматически загружаются в систему из 1С, но возможна интеграция и с другими системами, установленными на предприятии (даже с Excel). Помимо пофамильного перечня сотрудников, на платформе можно вести учет филиалов предприятия, подразделений, адресов рабочих мест, подрядчиков, что особо актуально для крупных предприятий с разветвленной структурой. При этом визуальное отображение пользователи могут настраивать под себя — как в виде списка, так и канбан-доски.

Сразу после трудоустройства/перевода сотрудника платформа автоматически добавляет для него полный цикл мероприятий, соответствующий его должности. Например, вводный инструктаж по ОТ, инструктаж на рабочем месте, предварительный медосмотр, необходимый перечень обучения по вопросам ОТ, выдача СИЗ (если они необходимы согласно карте аттестации) и др.

Рассмотрим основные направления охраны труда, которые автоматизирует КИТ: ESHM.

Одна из наиболее актуальных функций — контроль за выдачей СИЗ. Платформа позволяет автоматически подгружать все электронные нормы и справочники СИЗ (либо их можно единоразово вручную внести перед началом работы в системе), чтобы оперативно отслеживать, какие СИЗ, в каком количестве и на какой срок были выданы конкретному сотруднику. Ответственный специалист в режиме реального времени видит, сколько и каких СИЗ выдано и осталось, поскольку КИТ: ESHM интегрируется с данными по складам. Личная карточка учета выдачи СИЗ по сотруднику формируется автоматически после его трудоустройства/перевода на другую должность, при этом параллельно на платформе создается также утвержденная форма карточки в формате xlsx, которую можно в любой момент скачать и распечатать для предъявления проверяющим органам. Выдача каждого СИЗ или возврат на склад автоматически фиксируются как в личной карточке, так и в утвержденной форме. Это не только полная автоматизация процесса, но и соблюдение всех законодательных требований, а также существенное ускорение рабочих процессов.

Еще один из ключевых разделов платформы КИТ: ESHM — карты специальной оценки условий труда (СОУТ). Спецоценка проводится на каждом рабочем месте, после чего должна быть сформирована карта СОУТ. Все данные после спецоценки по каждому рабочему месту должны храниться на предприятии — в комплект документов входят все необходимые материалы: графики проведения работ по спецоценке, приказы о назначении комиссии по проведению СОУТ, приказ об утверждении результатов СОУТ, карта аттестации и др. Полный комплект документов должен храниться в бумажном виде, но при проверке в разы удобнее, если все данные хранятся в едином месте на платформе КИТ: ESHM. Она позволяет распарсить все данные по проведенным СОУТ в электронный вид, при этом кроме карт СОУТ, можно добавить и другие необходимые документы: приказы, графики проведения мероприятия и т.д. Также КИТ: ESHM имеет интеграцию с Минтрудом, чтобы в один клик подать декларацию с результатами спецоценки.

При помощи отображения в представлении канбан  можно визуально анализировать, когда подходит срок ближайшей спецоценки или внеплановой (например, при смене должности). Кроме того, на платформе настроена интеграция с 1С:ЗУП с обновлением данных раз в сутки (либо при необходимости принудительно вручную), а также система сложных фильтров, позволяющих в автоматизированном режиме уведомлять и ставить задачи ответственным лицам о том, что наступает условие, по которому необходимо провести очередную спецоценку рабочего места. Например, условие автоматически сработает при изменении должности сотрудника в 1С:ЗУП.

Как только система считывает, что у сотрудника изменилась должность/рабочее место, она автоматически формирует задачу в стадии «новая» — например, «Истекает срок подачи для проведения СОУТ по новой должности сотрудника». Ответственный специалист сразу видит, что ему необходимо выполнить — направить подрядчику информацию для СОУТ.

Напоминания об истекающих или просроченных сроках автоматически направляются ответственным на электронную почту, при этом руководитель видит полную историю по каждой задаче. После завершения задачи (в нашем случае — внесения данных, полученных от подрядной организации после проведенной спецоценки) задача автоматически переходит на следующий логический этап (в работе, на согласовании, согласована/не согласована). Кроме того, в любой момент из системы можно скачать заполненную утвержденную карту СОУТ.

Подобная форма работы с автоматизированными задачами и переходом по этапам идеально подходит для крупных предприятий с большой численностью персонала. Больше не нужно вручную вести статистику по каждому сотруднику: КИТ: ESHM автоматически формирует задачи после поступления данных из 1С: ЗУП, как только человек сменил должность или переехал на новое рабочее место.

Сразу после трудоустройства каждый сотрудник должен пройти инструктаж и обучение по охране труда. Текущие сотрудники также проходят периодические обучения и инструктажи по ОТ (повторный на рабочем месте, внеплановый), сроки проведения которых необходимо оперативно мониторить ответственному специалисту. Система КИТ: ESHM подсветит, когда и каким сотрудникам необходимо пройти обучение или проверку знаний — автоматически зафиксируется информация о причинах прохождения мероприятий, их периодичности, а также пройденных и еще не пройденных мероприятиях.

Прямо из системы можно настроить информирование сотрудников о предстоящих мероприятиях/обучениях/медосмотрах на электронную почту или в мессенджер. Результат проверки знаний также будет зафиксирован в карточке сотрудника, кроме того, система создаст протокол проверки знаний по утвержденной форме, который останется только распечатать и подписать. Для аналитических целей можно воспользоваться разделом «статистика обучения»: здесь отображаются данные о пройденных и непройденных мероприятиях с разбивкой по каждому конкретному мероприятию, возможна выгрузка данных в табличном формате. Вы сразу увидите, сколько и каких сотрудников не прошли обучение, а также причины непрохождения.

На больших предприятиях, когда численность сотрудников более 100 человек, практически нереально отслеживать данные по медосмотрам вручную. Поэтому, чтобы облегчить задачу специалисту ОТ, в системе настроен автоматический мониторинг сроков прохождения очередных медосмотров. Система фиксирует дату пройденного медосмотра, рассчитывает дату прохождения следующего и добавляет ее в график. Когда срок подходит, система формирует направление на медосмотр и отправляет его сотруднику, а также создает задачу на ответственное лицо (например, специалиста ОТ) для контроля прохождения медосмотра.

Прохождение медосмотров также возможно автоматизировать при помощи КИТ: ESHM. В системе будут храниться данные о всех медучреждениях, с которыми у компании заключен договор. Вы сможете формировать направления на медосмотр и сразу же отправлять их сотруднику, мониторить график медосмотров по подразделениям и конкретным сотрудникам.

Недавно разработанный в системе КИТ: ESHM модуль «инциденты» понадобится, когда произошел несчастный случай на производстве в рабочее время. В этом случае предприятие в течение 3 суток обязано уведомить соответствующие органы о произошедшем. Руководитель организации с помощью данного модуля может получать сквозную информацию о том, насколько высок на предприятии уровень травматизма, о причинах и характере травм, и принимать решения о доработке рабочих мест в плане обеспечения безопасности, поскольку травматизм — это не только проверки и штрафы, но и риск уголовной ответственности, а также высокие выплаты пострадавшим сотрудникам.

В данном разделе фиксируются дата происшествия, все участники, вид инцидента и производства (вплоть до конкретного корпуса/цеха/участка), также можно выбирать ответственных исполнителей и добавлять незамедлительные действия и мероприятия, например, автоматическое информирование руководителя или родственников пострадавшего. Поскольку конкретные мероприятия будут зависеть от типа инцидента, в системе возможна настройка с автоматическим считыванием типа и формированием соответствующего бизнес-процесса.

Итак, система КИТ: ESHM — это не только единое рабочее пространство по охране труда, но и: