Дилер Консультант-Плюс

Описание заказчика

Консалтинговая группа, специализирующаяся на продаже и обслуживании:

  • электронных справочных систем(в том числе, самые популярные и давно существующие на рынке Система Главбух, Система Кадры, Система Юрист, Система Финансовый Директор и др.);
  • подписок на электронные журналы для директоров и специалистов;
  • сервисов по проверке контрагентов;
  • системы Актион 360 – корпоративной справочно-образовательной платформе для крупного бизнеса;
  • продуктов 1С для автоматизации бухгалтерского, кадрового и управленческого учета.

Организация имеет филиалы в ведущих регионах России, в таких крупных городах, как Москва, Санкт-Петербург, Казань, Екатеринбург, Нижний Новгород, Самара, Саратов.

Проблемы, присутствующие в организации:

  1. Компания в своей работе использует большое количество информационных систем, которые не интегрированы друг с другом,  что усложняет и замедляет работу сотрудников, а также делает процессы менее прозрачными и повышает риск возникновения непреднамеренных ошибок.
  2. В связи с быстрым ростом компании увеличился объем обрабатываемых данных, изменились процессы организации и требования к используемой системе для работы с клиентами. Имеющаяся система, реализованная на базе 1С, перестала удовлетворять всем требованиям заказчика, а ее многочисленные доработки сделали решение неудобным в использовании.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта является анализ существующих бизнес-процессов организации и выбор подходящей CRM-системы для дальнейшего внедрения в информационную архитектуру компании.

Задачи проекта:

  1. Провести анализ существующих бизнес-процессов организации и описать их в виде схем.
  2. Сформировать список рекомендаций по совершенствованию существующих бизнес-процессов.
  3. Собрать список функциональных и нефункциональных требований к будущей системе.
  4. Провести анализ существующих на рынке решений.
  5. Сформировать список подходящих системс указанием преимуществ и недостатков каждой.

Описание проекта

В рамках проекта с каждым основным и вспомогательным подразделением компании было проведено интервью. В интервью принимали участие руководители и несколько рядовых сотрудников подразделения.

Цель встречи – определить:

  • основных задач и процессы подразделения;
  • порядок и способы выполнения задач сотрудниками;
  • списокинформационных систем, в которых ведется работа;
  • возможные недостатки и узкие места, присутствующие в текущих процессах подразделения;
  • набор требований к CRM-системе, которые необходимы сотрудникам и руководителям текущего подразделения.

После каждого интервью формировалось схематичное (в нотации BPMN) и письменное описание бизнес процессов подразделения в состоянии «как есть».

Пример описания процесса показан ниже.

После согласования схем с заказчиком проводился тщательный анализ описанных бизнес-процессов и при необходимости формировался список рекомендаций по их оптимизации и улучшению. Таким образом,был выявлен целый ряд недоработок или излишних действий и операций сотрудников, в результате которых возникали следующие проблемы:

  • наличие неотработанных потерянных клиентов;
  • затянутые процессы согласования;
  • неравномерная загрузка менеджеров;
  • превышение сроков выполнения задач;
  • повторяющиеся или некорректно заполненные данные в системе.

Часть описанных выше проблем можно устранить путем автоматизации, другие можно решить путем изменением порядка работы сотрудников в рамках текущих бизнес-процессов.

На основании изученных процессов и списка собранных функциональных требований к системе был проведен анализ решений, существующих на российском рынке.  По результатам исследования рынка было выбрано две платформы: Битрикс24 и BPMSOFT. Данные системы смогут обеспечить минимальную функциональность, необходимую заказчику, а недостаток каких-либо функций можно реализовать в качестве собственных доработок.

Битрикс24 – единая платформа для организации совместной работы структурных подразделений предприятия за счет объединения различных инструментов: CRM, онлайн-офис, задачи и проекты, контакт-центр, сайты и магазины.

BPMSOFT- low-code платформа для автоматизации CRM и внутренних бизнес-процессов. На базе данной платформы реализовано несколько продуктов: продажи, маркетинг, сервис, портал, конструктор.

Для упрощения выбора подходящей системы была сформирован документ, включающий в себя таблицу со сравнительной характеристикой двух платформ. Основными критериями сравнения являлись: технические характеристики, общие функциональные возможности, удобство использования интерфейса,  возможности коммуникаций, функциональность разделов CRM и маркетинга, возможности раздела аналитики, стоимостные характеристики.

Результаты

В результате изучения всех предоставленных материалов и сравнения двух рекомендуемых платформ, заказчиком была выбрана система Битрикс24 для последующей реализации проекта внедрения.

Таким образом, цель проекта была достигнута: существующие процессы организации проанализированы и выбрана подходящая CRM система, которая в дальнейшем, при условии ее внедрения, поможет решить текущие проблемы компании путем автоматизации.